Por que a gestão recorrente de dados de afastamentos passou a ser uma decisão financeira e não apenas uma obrigação de RH?
Por Jaqueline Mello – Gerente de Consultoria Previdenciária e Trabalhista
4 milhões
+79%
R$ 3,5 bi
Afastamentos em 2025 maior volume em 5 anos
Crescimento em benefícios por saúde mental vs. 2023
custo estimado ao INSS só com transtornos mentais
O Brasil registrou, em 2025, aproximadamente quatro milhões de afastamentos do trabalho por motivo de saúde — o maior volume contabilizado nos últimos cinco anos, segundo o Ministério da Previdência Social. Desse universo, o dado que mais deveria chamar a atenção dos executivos não é o total em si, mas sua composição: os transtornos mentais e comportamentais ultrapassaram 546 mil concessões de benefício por incapacidade, representando crescimento de 79% em relação a 2023 e consolidando um segundo recorde consecutivo. Ansiedade e depressão já ocupam o segundo lugar entre os motivos de incapacidade temporária no país.
Esses números não existem isoladamente nos relatórios da Previdência Social — eles se manifestam, concretamente, nas planilhas financeiras das empresas. Cada afastamento superior a 15 dias gera ao empregador um conjunto de custos que raramente é contabilizado de forma integrada: os primeiros 15 dias de salário por conta da empresa, a cobertura operacional do posto de trabalho, a sobrecarga sobre o restante da equipe, a perda de produtividade do setor afetado e, nos casos enquadrados como acidente de trabalho ou doença ocupacional, o impacto direto sobre o Fator Acidentário de Prevenção (FAP) — com reflexo imediato na alíquota do Risco Acidente de Trabalho incidente sobre toda a folha de pagamento. Uma empresa com folha de R$ 1 milhão mensal e alíquota básica de 3% pode, com um FAP agravado ao dobro, pagar R$ 180.000 a mais por ano em tributos — sem que nenhum gestor tenha tomado consciência de que esse custo estava sendo construído mês a mês.
Cada afastamento superior a quinze dias carrega consigo um custo que raramente é contabilizado de forma integrada. O FAP transforma sinistralidade em tributação e as empresas que não gerenciam um, pagam no outro.
O custo dos planos de saúde corporativos completa esse ciclo. O tratamento de transtornos mentais — psicoterapia, psiquiatria, medicamentos de uso contínuo — é consistentemente um dos itens de maior sinistralidade nos planos de saúde empresariais, e esse custo cresce em proporção direta ao volume de adoecimentos não identificados precocemente. A empresa que não detecta os padrões de adoecimento em suas equipes até que se tornem afastamentos está, na prática, financiando o tratamento de uma condição que poderia ter sido prevenida ou mitigada.
O Estado brasileiro respondeu a esse cenário com uma atualização normativa de grande impacto. A Portaria MTE nº 1.419/2024 revisou a Norma Regulamentadora nº 1 e introduziu formalmente os fatores de risco psicossociais no escopo obrigatório do Gerenciamento de Riscos Ocupacionais — o mesmo processo que toda empresa já deve conduzir para riscos físicos, químicos e biológicos. Após um período orientativo de doze meses, a norma entra em plena vigência com poder de autuação em 26 de maio de 2026. A partir dessa data, a ausência de gestão documentada dos riscos psicossociais no Programa de Gerenciamento de Riscos (PGR) sujeita a empresa a multas que variam de R$ 2.396 a R$ 6.708 por infração identificada — e à exposição jurídica em ações trabalhistas que utilizarão esse histórico como prova de negligência.
O que a NR-1 atualizada impõe é a adoção de um processo estruturado de identificação e avaliação das condições de trabalho que possam gerar adoecimento — análise de metas e cargas de trabalho, qualidade das relações entre equipes e lideranças, exposição a situações de pressão ou violência. Esse processo deve ser documentado, atualizado periodicamente e integrado ao PGR já existente. Não por acaso, os dados de afastamentos que o próprio RH já possui são o ponto de partida mais eficiente para essa análise: CIDs recorrentes por área, padrões de sazonalidade no adoecimento e correlações entre rotatividade e afastamento por saúde mental são sinais que já existem nas bases de dados das empresas — apenas não estão sendo lidos com essa finalidade.
Os dados já existem. O que falta é o processo e a expertise para transformá-los em inteligência preventiva — e em argumento para a tomada de decisão financeira antes que o custo se torne evidente demais para ser ignorado.
A análise técnica e recorrente dos dados de afastamentos é, portanto, simultaneamente uma exigência legal em construção, uma ferramenta de redução de custos previdenciários e uma estratégia de controle da sinistralidade em saúde. Empresas que estruturam essa análise como um processo contínuo — e não como uma resposta pontual a uma autuação ou a um pico de afastamentos — passam a operar com três vantagens concretas: identificam padrões de adoecimento antes que se tornem crises, constroem a documentação que a NR-1 exige como subproduto da gestão cotidiana e acumulam evidências para contestar, quando cabível, enquadramentos equivocados do INSS que impactam o FAP.
O Nexo Técnico Epidemiológico Previdenciário (NTEP) é o mecanismo pelo qual o INSS presume automaticamente que certas doenças têm nexo com a atividade econômica da empresa, com base na combinação entre o CNAE e o CID do afastamento. Quando essa presunção não é contestada — o que ocorre na esmagadora maioria dos casos, simplesmente por falta de processo —, o afastamento é enquadrado como acidente de trabalho e agrava o FAP. A contestação técnica, conduzida com suporte de médico do trabalho, tem potencial de reverter esse enquadramento e gerar economia diretamente verificável na folha. Trata-se de um dos raros pontos em que a gestão de pessoas e a gestão tributária convergem com precisão numérica.
O momento para estruturar essa gestão é o período que antecede maio de 2026 — não porque a fiscalização seja o único motivador, mas porque a combinação de pressão regulatória com crescimento contínuo dos afastamentos cria uma janela de vantagem competitiva para as empresas que agirem antes. Quem estruturar o processo agora chegará a maio de 2026 com uma base de dados ativa, um PGR consistente e indicadores que demonstram ação preventiva. Quem aguardar a virada do prazo chegará sob pressão, sem histórico e sem evidências — exatamente a posição mais frágil diante de uma autuação, de uma ação trabalhista ou de um FAP que se agravou.
Afastamentos sempre foram vistos como um problema de RH. Os dados de 2025 e a nova NR-1 tornam essa visão insustentável. Quando um afastamento impacta o FAP, encarece a folha, eleva a sinistralidade do plano de saúde e expõe a empresa a autuações, ele deixa de ser um evento de gestão de pessoas e passa a ser um evento financeiro com origem em uma decisão — ou na ausência dela. A pergunta que os executivos deveriam estar fazendo não é quantos colaboradores se afastaram este ano, mas o que os dados desses afastamentos revelam sobre os riscos que a empresa ainda não vê.
Fontes
Ministério da Previdência Social · INSS · ANAMT · SmartLab/MPT-OIT (2024–2025) · Portaria MTE nº 1.419/2024 · Portaria MTE nº 765/2025
